Facylitacja opiera się na ustaleniach psychologii społecznej związanej z dynamiką małych grup i na metodyce twórczego rozwiązywania problemów. Korzystanie z tego sposobu pracy jest korzystne w sytuacjach społecznych, w których możliwa jest interakcja pomiędzy ludźmi i wykorzystanie ich różnorodnych perspektyw wynikających z różnych dyscyplin i specjalizacji, które reprezentują.
Badacze psychologii społecznej dostrzegli dwa oblicza pracy grupowej. Z jednej strony istnieje efekt synergii, tj. grupa potrafi osiągnąć więcej niż suma indywidualnych wyników jej członków. Z drugiej strony powszechne jest doświadczanie negatywnych zjawisk grupowych takich jak próżniactwo społeczne czy ujednolicanie poglądów w grupie. Osobą, która wzmacnia pozytywne aspekty pracy grupowej i minimalizuje negatywne jest facylitator. Podejście facylitacyjne opiera się na znajomości dynamiki grup, znajomości metodyki organizowania pracy zespołowej oraz metodyce uruchamiania twórczego myślenia.
Facilitować oznacza ułatwiać (ang. facilitate, z łac. facilis - łatwy). Facylitator zatem ułatwia pracę grupie w osiąganiu rezultatów. Dzięki profesjonalnemu wsparciu facylitatora możliwe jest skorzystanie ze wszystkich korzyści pracy grupowej. W przeciwieństwie do moderowania dyskusji lub prowadzenia spotkania, facylitacja obejmuje prowadzenie pracy grupy w kilku wymiarach: uspójnianiu rozumienia rezultatu, na rzecz którego pracuje grupa i utrzymywaniu koncentracji na jego osiągnięciu, kształtowaniu relacji oraz tworzeniu warunków do zaangażowania się wszystkich osób, proponowaniu metod, technik pracy i struktury całego spotkania, które prowadzą do osiągnięcia celu. Ponadto rola facylitatora jest profesją opisywaną według międzynarodowych standardów (IAF, www.iaf-world.org)
Facylitacja jest użyteczna zarówno w środowisku biznesowym, jak i w sferze społecznej.
Facylitator może być niezależnym ekspertem od prowadzenia pracy grupowej. Jest zapraszany przez klientów organizacyjnych lub społeczności do prowadzenia szczególnie ważnych spotkań lub warsztatów, które mają na celu wypracowanie określonego rezultatu: rozwiązania dla problemu, podjęcia decyzji, gdy ważne jest uwzględnienie perspektyw różnych osób, rozwiązania konfliktu, zbudowania porozumienia, stworzenia planu działań, innowacyjnego pomysłu, wypracowania wizji, strategii, wspólnych zasad lub wartości, przeprowadzenia ewaluacji projektu lub stworzenia okazji do wymiany wiedzy i doświadczeń.
Umiejętności facylitacyjne takie jak projektowanie sesji facylitacyjnej tj., dobór metod i technik do celu spotkania, zadawanie pytań stymulujących pracę grupy, zatrzymywanie dygresji i dyskusji utrudniających dojście do rezultatu, budowanie bezpiecznej atmosfery do zaangażowania się i wyrażania zdania, są potrzebne szczególnie facylitatorom, jednak wspierają także osoby w innych rolach zawodowych, których codziennością jest praca z grupami (np. menedżerowie, liderzy zespołów, właściciele firm i dyrektorzy, HR, change managerowie, project managerowie, trenerzy i wykładowcy, coachowie agile i scrum masterzy, konsultanci biznesowi, animatorzy społeczni, badacze i analitycy, eksperci service design, urzędnicy prowadzący konsultacje społeczne). Osoby w tych profesjach skorzystają z kompetencji facylitacyjnych.
Facylitacja służy wzmocnieniu efektywności pracy grupowej oraz podnoszeniu jakości rezultatów wypracowanych przez grupy i zespoły. W organizacjach facylitacja jest również sposobem na budowanie kultury partycypacji i współodpowiedzialności. Włączane osób w facylitowane procesy decyzyjne lub rozwiązywanie problemów prowadzi do większego zaangażowania i akceptacji rozstrzygnięć wśród wszystkich członków procesu. Dzięki temu łatwiej jest je wdrażać w organizacji. Facylitacja wspiera także autonomię pracowników oraz opiera się na jak najpełniejszym uruchamianiu ich potencjału, czyli korzystaniu z ich kompetencji, doświadczeń, sposobów myślenia.
Uczestnictwo w procesach facylitacji kształtuje sposób interakcji pomiędzy pracownikami. Wspiera konstruktywny dialog, umacnia szacunek dla różnorodności opinii, buduje współodpowiedzialność osób należących do zespołu. NIejednokrotnie facylitacja jest wykorzystywana w sytuacjach, w których potrzeba połączyć perspektywy osób reprezentujących różne funkcje, działy, departamenty w organizacji. Facylitacja ułatwia pracę interdyscyplinarnych zespołów oraz przełamuje silosy w organizacji.
W rozumieniu facylitacji ważne jest rozróżnienie treści i procesu pracy grupy. Treść odpowiada na pytanie CO jest przedmiotem pracy grupy, proces odpowiada na pytanie JAK grupa pracuje. Treścią są argumenty, decyzje, rozwiązania, informacje. Procesem są sposoby pracy, metody, etapy, komunikacja, relacje, emocje, atmosfera. Rola facylitatora jest neutralna w stosunku do treści: facylitator sam nie wnosi treści do przedmiotu pracy grupowej– robi to grupa, natomiast on sam kieruje procesem, dzięki któremu wypracowywane są rozwiązania i decyzje. Podstawowym założeniem facylitacji jest bezstronność facylitatora względem wnoszonych treści.
Z facylitacją w jej najczystszej formie mamy do czynienia wtedy, gdy osoba facylitująca pozostaje zupełnie neutralna, nie wnosi swoich opinii, nie podejmuje decyzji, nie dostarcza informacji, Często jest to osoba z zewnątrz, a wypracowane rozwiązania nie dotyczą jej bezpośrednio. Osoby w innej roli mogą z powodzeniem wykorzystywać elementy facylitacyjne w swojej pracy. Mówimy wtedy o korzystaniu z podejścia facylitacyjnego. Dotyczy to m.in. menedżerów i trenerów.
Wszystkie działania facylitacyjne mają na celu wzmocnienie współpracy i zaangażowania.• Facylitatorzy promują realną partycypację, dzięki której uczestnicy spotkania identyfikują się z wypracowanymi rezultatami i uważają je za własne.
Facylitacja jest oparta na szacunku i poważaniu dla każdego członka grupy niezależnie od jego wieku, statusu i pochodzenia. Facylitatorzy uważają, że ludzie posiadają mądrość, która może być wykorzystana dla dobra całej grupy. Facylitatorzy pomagają grupom osiągnąć decyzje oparte na współpracy i uwzględnieniu potrzeb wszystkich stron.
Facylitacja to transparentne ii uczciwe wspieranie grupy, kierowane pozytywnymi intencjami. Facylitatorzy nie wykorzystują swojej roli do umacniania własnej pozycji, budowania poczucia osobistej władzy. Ich zadaniem jest stworzenie uczestnikom jak najlepszych warunków do aktywnego udziału i osiągnięcia celu.
Proces facylitacji rozpoczyna się od diagnozy pozwalającej zaprojektować sesję odpowiednio do potrzeb interesariuszy. Przed rozpoczęciem lub na początku sesji ustalany jest kontrakt, jasno określający oczekiwane efekty pracy. Większość sesji facylitowanych kończy się przekazaniem zamawiającemu konkretnych produktów, często w postaci raportu z sesji facylitacyjnej. Kompetencje profesjonalnego facylitatora są opisane w międzynarodowym profilu kompetencji IAF (International Association of Facilitators).
Facylitacja to kompleksowe wsparcie procesów grupowych, które ma zastosowanie w wielu aspektach życia społecznego i biznesowego.
Facylitacja pomaga zespołom składającym się z silnych, charyzmatycznych osobowości we wzajemnym słuchaniu, przyjmowaniu innych punktów widzenia i poszukiwaniu konsensusu.
Facylitacja pomaga kwestionować przyjmowane założenia i przeciwdziałać typowej dla grup tendencji do podporządkowania się dominującym poglądom i sposobom działania. Zmniejsza ryzyko związane z mówieniem o wątpliwościach; uczy krytykować w sposób konstruktywny oraz wykorzystywać krytykę do ulepszania dyskutowanych rozwiązań.
Facylitacja sprzyja efektywności pracy zespołowej. Pomaga usłyszeć różne głosy i zgromadzić wiele pomysłów, następnie skutecznie je łączyć, wizualizować i selekcjonować. Facylitator zna metody wspierania uwagi zaangażowania uczestników, aby osiągnąć najlepszy możliwy efekt pracy.
Facylitacja to praktyczny trening prowadzenia konstruktywnej rozmowy – otwartości na drugą osobę, zaciekawiania się jej perspektywą, doceniania wkładu, jaki wnosi. Korzystające z facylitacji zespoły zmieniają sposób komunikowania się – również w sytuacjach, w których nie mają już wsparcia facylitatora.
Moderacja ma węższe rozumienie niż facylitacja. Celem moderacji jest efektywne zarządzanie przebiegiem dyskusji, spotkania lub wydarzenia, tak aby to doświadczenie było uporządkowane i efektywne. Moderator może mieć wpływ na przebieg dyskusji, dobierając oraz decydując jakie pytania zada uczestnikom, jednocześnie dba o równy dostęp osób do głosu. Facylitator zachowuje neutralność, nie wpływa na temat rozmów, lecz pomaga grupie wypracować zakontraktowany cel spotkania.
Mediacja bywa uważana za szczególną odmianę facylitacji, stosowana w kontekście konfliktów. Ma rozwiniętą i szczegółową metodologię. Celem mediacji jest rozwiązanie konfliktu. Ze względu na konieczność posiadania specjalistycznych umiejętności i wiedzy, mediacja jest często uznawana za niezależny format pracy z ludźmi. Mediator, choć samo pozostaje neutralny, może przykładowo zasugerować stronom skorzystanie z konsultacji prawnika, by przeprowadzić ocenę prawną proponowanych przez strony rozwiązań.
Umiejętności komunikacyjne są jednymi z kluczowych w roli facylitatora. Podejście NVC (Nonviolent Communication, Porozumienie bez przemocy) może być komplementarne do kompetencji facylitacyjnych. Facylitator jest odpowiedzialny za organizowanie procesu grupowego a NVC koncentruje swoją uważność na jakości komunikacji, która jest elementem pracy z grupą. Zagadnieniami wspólnymi, wykorzystywanymi przez facylitatora i osobę komunikującą się NVC będą przykładowo takie właściwości jak aktywne słuchanie, parafrazowanie i klaryfikacja, tworzenie warunków do bezpiecznej wypowiedzi.
Facylitator pozostaje neutralny względem treści wnoszonych przez uczestników spotkania bazuje na kompetencjach osób w nim uczestniczących. Trener natomiast wspiera rozwój kompetencji (wiedzy, umiejętności, postaw) uczestników szkolenia. Zazwyczaj jest ekspertem w dziedzinie, w której prowadzi szkolenie. Możliwe jest, aby trener korzystał z podejścia facylitacyjnego podczas szkoleń, aby prowadzić je w sposób bardziej angażujący.
Obydwa podejścia łączy fakt pracy z grupą. Podejście Design Thinking powstało w określonym celu tj, do tworzenia innowacyjnych rozwiązań, nastawionych na użytkownika. Charakteryzuje się określoną metodyką o ustrukturyzowanych etapach tj. empatia, definiowanie problemu, generowanie pomysłów, prototypowanie i testowanie. Facylitacja jest podejściem bardziej uniwersalnym. Również może służyć wypracowaniu nowego rozwiązania, ale w znaczniejszym stopniu koncentruje się na usprawnieniu pracy grupowej i procesie grupowym. Facylitatorzy uczą się różnych technik, które mogą zaadaptować do celu spotkania, które może wykraczać poza rozwiązanie dla użytkownika. Osoby uczące się metodyki Design Thinking mogą za to poznać więcej narzędzi dotyczących tworzenia rozwiązań dla klientów.
Agile jest filozofią - podejściem do zarządzania projektami, które zakłada elastyczność, współpracę i szybkie dostosowywanie się do wymagań klienta lub ostatecznego odbiorcy, dla którego projektuje się rozwiązanie. Wywodzi się z branży IT, szczególnie z obszaru tworzenia oprogramowania. Jego charakterystyką są krótkie etapy, tzw., iteracje, które pomagają zespołowi na bieżąco wprowadzać poprawki i doskonalić rozwiązanie. Scrum natomiast jest jedną z ram, czyli reguł pracy wg Agile w praktyce (alternatywy przykładowo to Kanban, Extreme Programming). Facylitacja odgrywa kluczową rolę w wymienionych zwinnych podejściach, ponieważ wpływa na efektywność i jakość pracy zespołów. Stanowi uzupełnienie technicznych i metodycznych wytycznych pracy projektowej o uważność na komunikację, budowanie relacji, pracę z konfliktem, sposoby budowania zaangażowania i pracy z procesem grupowym.
Service Design to ulepszanie istniejących lub tworzenie nowych usług o wartościach kluczowych dla ich interesariuszy i klientów. W procesach projektowania usług zgodnie z tą metodyką uwzględnia się nie tylko klienta i jego potrzeby, ale także szeroki system, w którym usługa będzie świadczona, i w którą będą zaangażowane inne osoby, w tym świadczące ją. Przykładem narzędzia wykorzystywanym w procesie projektowania jest service blue print. Service designerzy korzystają z umiejętności facylitacyjnych w różnych momentach tworzenia usługi tj. w momentach definiowania design challenge, w etapie ideacji (tworzenia rozwiązań), w kluczowych procesach decyzyjnych, na etapie gromadzenia danych - działań badawczych z grupami pozwalającymi poszerzyć rozumienie problemu, na etapie analizy danych oraz w różnych innych momentach pracy z powołanym zespołem projektowym lub decydentami - reprezentantami zamawiającego.
Facylitacja to zaproszenie do współtworzenia. Umożliwia rozpoznanie różnych perspektyw, uruchamia potencjał grupy i prowadzi do konkretnych rezultatów. To droga do lepszej współpracy, większej odpowiedzialności i zmiany, która pozwala zobaczyć rzeczywistość na nowo.
.jpg)
